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Introduction

Télétravail, réorganisations, expansion géographique… Il devient fréquent de piloter des collaborateurs éloignés du reste de l’équipe. Or c’est une barrière à la circulation de l’information et à l’instauration de relations de confiance.

Comment pallier les difficultés que crée l’éloignement ?

01 | Veillez à créer une dynamique d’équipe

• Posez les bases requises pour permettre la coopération : clarifiez qui fait quoi, qui doit interagir avec qui…

• Entretenez un sentiment d’appartenance. Ex. : Réunissez l’équipe une fois par mois, soulignez les objectifs communs, célébrez les succès collectifs, créez un blog…

02 | Instaurez une discipline de communication

• Créez des routines pour compenser la plus faible circulation spontanée de l’information. Ex. : Un point téléphonique hebdomadaire avec un collaborateur éloigné, un bilan d’avancement diffusé chaque fin de semaine…

• Fixez des normes de bonnes pratiques. Ex. : Diffuser les informations préparatoires deux jours avant toute réunion téléphonique, accuser réception de toute demande par mail dans les 24 h…

03 | Surveillez les risques de malentendus

• Veillez à rendre visible votre équité de traitement entre les membres de l’équipe. Assurez la même visibilité et la même implication pour tous, en particulier ceux qui sont isolés.

• Soyez très attentif aux signes de tensions, plus fréquents que lorsque chacun peut s’expliquer de visu. Provoquez alors des discussions pour permettre aux frustrations de s’exprimer et d’être gérées.

Passez à l’action !

Instaurez des points réguliers avec les collaborateurs que vous managez à distance (15 min)

A distance, un suivi plus régulier et précis des projets, des résultats obtenus et des difficultés rencontrées est souvent nécessaire.

Proposez à votre ou vos collaborateurs de faire un point régulier. Ex. : toutes les semaines au début, puis éventuellement moins souvent.

Préparez ces rendez-vous en notant les points sur lesquels vous souhaitez échanger. On en oublie plus facilement au téléphone.

Posez des questions pour comprendre la façon de travailler de votre collaborateur, et les éventuels problèmes rencontrés.

Terminez chaque point par un point sur les prochaines étapes et en fixant le prochain rendez-vous téléphonique !

Fixez des règles de fonctionnement à distance claires (20 min)

Plus encore qu’en face à face, la mise en place de règles de fonctionnement claires est vitale à une bonne collaboration à distance.

Clarifiez les rôles et responsabilités de chacun. Lorsque les équipes ne travaillent pas côte à côte, savoir qui fait quoi est d’autant plus essentiel.

Définissez des règles de communication précises. Ex. : Mettre tout le monde en copie des mails, faire des points téléphoniques hebdomadaires, faire des comptes-rendus suite aux réunions pour partager l’information avec le reste de l’équipe, etc.

Respectez une discipline stricte sur les temps de parole. Veillez à ce que chacun ait un espace d’expression, même si la distance ou la barrière linguistique lui rendent la chose plus difficile. Reformulez les propos pour valider qu’ils sont bien compris par tous.

Planifiez une occasion de rencontre « physique » de toute l’équipe (20 min)

Créer des liens entre collaborateurs qui travaillent à distance permet de renforcer la qualité des échanges et donc l’efficacité de l’équipe.

Identifiez une occasion pour votre équipe de mieux se connaître. Idéalement, il s’agit de réunir tous les membres de l’équipe dans un même lieu pour qu’ils puissent passer du temps à échanger de façon informelle. Ex. : lors d’un salon, d’une conférence, ou d’un évènement de team building annuel.

Si vous ne pouvez pas réunir votre équipe, cherchez d’autres moyens de créer des liens. Ex. : Faites travailler vos collaborateurs en binômes sur leurs projets, pour qu’ils échangent régulièrement les uns avec les autres ; facilitez des visites entre collaborateurs.

Conseils pratiques

Quelques astuces pour faciliter la collaboration à distance

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Instaurer un climat de confiance propice à la coopération

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